सुविधा प्रबंधन के मानकों का चयन

सुविधा प्रबंधन (फ़ैसिलिटी मैनेजमेंट) में बेंचमार्किंग करना आसान नहीं होता। आवश्यक बेंचमार्किंग को समझने के लिए यह जरुरी है कि बेंचमार्किंग करने की कला व विज्ञान पर पड़ने वाले स्वचालन के प्रभाव को जाना जाए। यह परिचालन ख़र्चों को कम करने और वहनीयता में सुधार करने का भी एक तरीका है।

इसकी एक रूपरेखा निम्न है…

क्षेत्रों की पहचान करें: यह लक्ष्य आपको यह तो बताएगा कि आप अच्छा कर रहे हैं या आपको अपने निर्माण में कुछ बदलाव लाने चाहिए| हालांकि यह आपको नहीं बताएगा कि ऐसा क्या करें जिससे बेहतर परिणाम मिले। कई सुविधा प्रबंधन कंपनियां पहली बार बेंचमार्किंग के बारे में सोचते समय, इसे अपने बेंचमार्किंग में एक प्रमुख उद्देश्य बना लेते हैं। वह इतना भर देखना चाहते हैं कि वे कैसा कर रहे हैं। अक्सर उन्होंने यह भी नहीं सोचा होता है कि एक बार परिणामों को जान लेने के पश्चात क्या करेंगे। इसलिए संभावित समस्याओं को जानने के लिए इसकी जानकारी होना, इनके सुधार हेतु समाधानों को पहचान पाना, काफ़ी मददगार साबित हो सकता है।

सुविधा प्रबंधन में सुधार करने हेतु कार्यवाहियों की पहचान कर उन्हें साबित करें। यह पहले लक्ष्य का ही एक विस्तार है। एक बार आपने उस क्षेत्र को पहचान लिया जहाँ संभवतः आपका प्रदर्शन कम हो, तो सवाल बनता है कि, “अच्छे प्रदर्शन के लिए और क्या आवश्यक है जो मेरे बेंचमार्किंग में नही?” अक्सर इसका मतलब होता है बेंचमार्किंग का दूसरा चरण – श्रेष्ठतम कार्यों की बेंचमार्किंग। इसके अतिरिक्त बेंचमार्किंग का उपकरण अपने कार्यान्वयन के मैनेजमेंट को सही साबित करता हुआ आपको सबूत देगा (अगला लक्ष्य देखें)।

कुछ बेंचमार्किंग उपकरण न केवल इमारतों के भौतिक गुणों की, बल्कि कुछ परिचालन प्रक्रियाओं की भी बेंचमार्किंग करते हैं, जैसे कि “जब किसी अनुबंध का नवीनीकरण कराया जाना हो तब क्या आप एक प्रस्ताव की मांग करते हैं, या फिर आप केवल उसे एक नज़र देककर, सबकुछ सही क्रम में प्रतीत होने पर, उसका नवीनीकरण कर देते हैं?” हो सकता है कि आपको पता चले कि आपके जैसी इमारतों के लिए, नवीनेकरण हेतु प्रतिस्पर्धी कंपनियां, आपकी तुलना में 20% कम ख़र्च कर रही हों। परिणाम: श्रेष्ठतम बेंचमार्किंग का प्रयोग न केवल सुधार हेतु, बल्कि परिचालन प्रक्रियाओं में बदलाव के लिए भी किया जा सकता है।

बजट को उचित सिद्ध करें: कई सुविधा प्रबंधक सुविधाओं को लागू करने लिए श्रेष्ठतम प्रणालियों की पहचान करने में सक्षम होते हैं। मगर कई ऐसे भी होते हैं जिन्हें उन प्रणालियों को लागू करने के संभावित लाभ साबित करने के लिए कड़ी मशक्कत करनी पड़ती है, जिसके बिना, लागत को मंज़ूरी मिल पाना मुश्किल होता है। बहरहाल, बेंचमार्किंग के द्वारा, उदाहरणस्वरूप, यह जाना जा सकता है कि अधिभोग सेंसरों को लागू करनेवाली फ़ैसिलिटी अपना उपयोगिता बिल कम से कम “X प्रति वर्ग फुट” तक कम कर पाएँ।

जब बेंचमार्किंग करनेवाले फ़ैसिलिटी मैनेजर यह पाते हैं कि उनके जैसे ही अन्य संगठन उनसे कम ख़र्च कर रहे हैं, तो वह यह पता लगाने का प्रयास करते हैं कि बेहतर होने के लिए वह क्या अलग कर रहे हैं| जो बात कम स्पष्ट है वह है फ़ैसिलिटी मैनेजर जो यह पता लगाता है कि उसका संगठन अन्यों से कम ख़र्च कर रहा है – इसे मानें या न मानें, यह एक नकारात्मक खोज हो सकती है; उदाहरणस्वरूप, यह एक संकेत हो सकता है कि कोई है जो निवारक रखरखाव हेतु पर्याप्त प्रयास नहीं कर रहा या स्टाफ़ को कम वेतन दे रहा है।

स्टाफ का औचित्य: यह एक भिन्न लक्ष्य है क्योंकि सफल फ़ैसिलिटी मैनेजमेंट के लिए स्टाफ़ बहुत महत्त्वपूर्ण है।

आउटसोर्स: हो सकता है कि आपको लगे कि रखरखाव हेतु अन्य समान इमारतों के समान बजट हैं, लेकिन केवल उनके जो इन प्रोग्रामों को संस्थागत रखरखाव और प्रतिहारक स्टाफ़ के साथ चला रहे हैं। यदि आप भी हैं, तो एक ऐसा फ़िल्टर लागू करें जो उन्हें देख सके जो समान इमारतें जो आउटसोर्स कर रहे हैं और यह पाते हैं कि वे आपसे कम ख़र्च कर रहे हैं; हो सकता है कि आप इन प्रक्रियाओं को अपनी इमारतों में आउटसोर्स करने पर विचार करें।

ठेकेदारों के लिए कुछ अतिरिक्त लक्ष्य हो सकते हैं:

प्रदर्शित करें कि आप रेखांकित मानक से बेहतर सुविधा प्रदान कर रहे हैं: यदि आप एक ठेकेदार हैं और यह पाते हैं कि इमारतों के ऊपरी आधे भाग में आप बेहतर प्रदर्शन कर रहे हैं, तो नए ग्राहकों को आकर्षित करने हेतु अपनी विपणन सामग्रियों में प्रयोग के लिए आपके पास अच्छा परिमाणन डाटा होगा।

अपने ग्राहकों को दिखाएं कि सुधार कैसे करें: इसके विपरीत, यदि आप यह पाते हैं कि आपके ग्राहक (या शायद केवल कुछ इमारतों में) कुछ कम प्रदर्शन कर रहे हैं, तो आप बेंचमार्किंग द्वारा यह जानने में सक्षम होंगे कि इस श्रेणी में श्रेष्ठ बनने हेतु आपकी इमारतों के लिए क्या और क्यों आवश्यक है।

ग्राहकों को अपना मूल्य निर्धारण सही साबित करें: कई ठेकेदार अपने संभावित ग्राहकों से मोलभाव में काफ़ी समय नष्ट करते हैं। बेंचमार्किंग के द्वारा एक ठेकेदार यह साबित कर सकता है कि प्रदान की जा रही सेवाओं में से किन का मूल्य प्रतिस्पर्धात्मक रखा गया है और इस तरह वह मोलभाव का काफ़ी समय बचा सकता है

ग्राहकों को अतिरिक्त सेवाएँ प्रदान करें : कई फ़ैसिलिटी ग्राहक यह जानने के इच्छुक होते हैं अन्य फ़ैसिलिटी प्रोफ़ेशनलों की तुलना में उनकी इमारतों का प्रदर्शन कैसा है। न केवल प्रमुख बेंचमार्किंग डाटा तक ठेकेदार की पहुँच संभावित है, बल्कि ग्राहक के पास भी ऐसा स्टाफ़ हो सकता है जो डाटा को इनपुट कर उसका विश्लेषण कर सकता है। यदि समय व्यापक हो तो अपने ग्राहकों को देने के लिए ठेकेदार के पास बेंचमार्किंग एक मूल्यवान सेवा हो सकती है। जब संभावित ग्राहक यह तय करने में लगे हों कि किस ठेकेदार को लिया जाए तो इस सेवा को प्रदान करने की सक्षमता इसमें अंतर करने का एक बड़ा कारक साबित हो सकती है।

अपनी फ़ैसिलिटियों की बेंचमार्किंग को अधिक कारगर बनाने के 10 टिप्स :

1. अपने बेंचमार्किंग लक्ष्यों को समझें। क्या आप केवल फ़ैसिलिटियों में तुलना करना चाहते हैं या उन्हें सुधारना भी चाहते हैं?

2. इस बारे में आश्वस्त हो लें कि जिस तरह से आप क्षेत्र को नाप रहे हैं, बेंचमार्किंग डाटाबेस के अन्य लोगों का भी वही तरीका हो।

3. औसतों और मध्यों के बीच के अंतर को समझें; बेंचमार्किंग के लिए मध्य अधिक अर्थपूर्ण होते हैं।

4. कोई बेंचमार्किंग उपकरण चुनने से पहले उन रिपोर्ट की पहचान कर लें जिन्हें आप पाना चाहते हैं।

5. तुलना रिपोर्ट (आयु, आकार, मौसम, उद्योग, आदि) निकालने हेतु फ़िल्टरों की पहचान करें।

6. जानें कि तुलना डाटा कब लिया गया और कौन-से त्रुटि-सुधार किए गए।

7. जानें कि इसकी पहचान कैसे करनी है कि तुलना डाटा पर्याप्त बड़ा है, पर्याप्त विस्तृत है और उसमें पर्याप्त विकास की संभावना है।

8. जानें कि तब क्या किया जाए जब एक अर्थपूर्ण रिपोर्ट निकालने के लिए तुलना डाटा में पर्याप्त इमारतें न हों।

9. सुनिश्चित करें कि सिस्टम यूज़र-फ़्रेंडली और प्रयोग करने में आसान हो।

10. जानें कि निर्णय कैसे लागू करें और डाटा से सटीक निष्कर्ष कैसे निकालें।

किसी फ़ैसिलिटी को बेंचमार्क करने की प्रतिबद्धता

अपने संगठन के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, आपका पहला टास्क होगा उन मात्रिक को पहचानना जिन्हें आप बेंचमार्क करना चाहते हैं। यह एक बार का टास्क है।

चलिए यह मान लेते हैं कि न केवल आप यह देखना चाहेंगे कि अन्य इमारतों में क्या ख़र्च और लागत आ रही है, बल्कि उसकी तुलना इससे भी करना चाहेंगे कि आपका ख़र्च और लागत कितनी आ रही है। इस हेतु आपको उन डाटा को इकठ्ठा करना पड़ेगा जो उस मात्रिक का प्रतिनिधित्व करते हैं जिनकी आप तुलना करना चाहते हैं। इनमें प्रायः आपके वार्षिक यूटिलिटी बिलों के साथ-साथ इसका भी सार शामिल रहता है कि पूरे साल आपने रखरखाव, प्रतिहारक सेवाओं, सुरक्षा, भूदृश्य निर्माण, आदि पर कितना ख़र्च किया। आप कुल जोड़ को देख सकते हैं या सबकुछ को अलग-अलग टास्क में विभाजित कर सकते हैं, जो कि इस पर निर्भर करता है कि अपनी बेंचमार्किंग तुलनाओं में आप कितना विवरण देखना चाहते हैं। कुछ संगठनों में यह सूचना आसानी से निकाली जा सकती है, क्योंकि यह पहले से ही उनके लेखांकन और कार्य मैनेजमेंट प्रणालियों में होती है। अन्यों के लिए सबसे बुरी स्थिति यह होती है कि उन्हें अपने सप्लायरों से अलग-अलग इनवॉइस निकलवाने पड़ सकते हैं।

अधिकतर बेंचमार्किंग ऐप्लिकेशनों के लिए, आपको अपने साल के अंत का डाटा इनपुट करना होगा; उसे मासिक या त्रैमासिक डाटा में बांटने की आवश्यकता नहीं होगी।

अगर आप बेंचमार्किंग के लिए केवल एक त्वरित शुरुआत कर रहे हैं तो आपको केवल इतनी आवश्यकता होगी कि आपका सार डाटा एक काग़ज़ के टुकड़े पर प्रिंटेड हो या किसी कंप्यूटर स्क्रीन द्वारा पहुँच में हो। अगर आप एक स्वचालित बेंचमार्किंग उपकरण का उपयोग कर रहे हैं तो आपको केवल यह देखना होगा कि अन्य क्या कर रहे हैं।

कुछ उपकरण आउटसोर्सिंग कंपनियों द्वारा बनाए गए हैं। इनके संबंध में, कुछ हद तक इनकी रिपोर्टें इनके अपने ग्राहक डाटा द्वारा ही सीमित हो जाती हैं। अन्यों की तुलना में, जिन्हें उस आउटसोर्सिंग कंपनी द्वारा प्रबंधित किया जा रहा है, आपकी इमारत का प्रदर्शन मूल्य काफ़ी कम हो सकता है; लेकिन वही उनकी कमज़ोरी भी है – इमारतों का तुलना सेट मात्रा में सीमित है, और उस तरीके में भी जिसके द्वारा कंपनी अपनी इमारतों का मैनेजमेंट करती है। उदाहरणस्वरूप, यदि कोई कंपनी उसी उप-ठेकेदार का अपने अधिकतर काम के लिए प्रयोग करती है, या सावधानी के तौर पर किया जानेवाला पर्याप्त रखरखाव नहीं करती, तो प्रणाली उसे नहीं दिखाएगी।

इनमें से कुछ व्यापक बेंचमार्किंग उपकरण फ़ैसिलिटी प्रोफ़ेशनलों को एक कदम आगे ले जाते हैं – वे यह पहचान सकेंगे कि इमारतों के आपके तुलना सेट में बेहतर प्रदर्शन कर रही इमारतों के क्या श्रेष्ठ चलन हैं। तब आप यह देख सकेंगे कि सुधार कैसे किया जाए।

अधिकतर बेंचमार्किंग उपकरण इमारतों के किसी एक आयाम में विशेषज्ञ होते हैं। उदाहरणस्वरूप, कुछ ऐसे उपकरण हैं जिन्हें मुख्य रूप से पट्टे पर चढ़ी इमारतों के लिए डिज़ाइन किया गया था जहाँ किराया दरों में तुलना की जा सकती थी। बेशक, इस प्रकार की बेंचमार्किंग इमारत के प्रदर्शन को सुधारने के लिए नहीं, बल्कि आपको इस योग्य बनाने के लिए डिज़ाइन की गई है कि आप अपने ख़र्चों की तुलना दूसरों से कर सकें।

कुछ उपकरण रियल एस्टेट पर केन्द्रित होते हैं। यह अमूमन अपने देश के अंतर्गत निश्चित बाज़ारों और उप-बाज़ारों पर ध्यान देते हैं। उनमें अक्सर वेकेंसी दर और सेल्स डाटा के साथ-साथ तुलनात्मकों की सूचियाँ भी होती हैं।

कुछ उपकरण मुख्य रूप से डाटा के वाग्विस्तार पर निर्भर होते हैं – इन प्रणालियों में कुछ इनपुट होता है, और फिर विभिन्न प्रकार के अल्गोरिद्म लागू कर दिए जाते हैं ताकि प्रणालियों को इतना सक्षम बनाया जा सके कि वो उन शहरों में अपनी कीमत दिखा सकें जिनके लिए उनके पास थोड़ा या बिलकुल भी डाटा नहीं है। निर्माण लागत और इमारत लागत सूचकांक अक्सर हर माह तैयार किए जाते हैं और इमारत की लागतों को दर्शाने के लिए प्रयोग में लाए जा सकते हैं। यह उपकरण आम तौर पर उन फ़ैसिलिटी प्रोफ़ेशनलों के काम नहीं आते जो किसी निश्चित इमारत के लिए निश्चित लागत तय करने की फ़िराक में होते हैं, लेकिन उन इमारतों की लागत दर्शाने के लिए बिलकुल ठीक होते हैं जिनका निर्माण या अधिग्रहण होना है।

आजकल अधिकतर उपकरण स्वचालित होते हैं, जो कि फ़ैसिलिटी प्रोफ़ेशनलों को उनकी इच्छानुसार किसी प्रकार की रिपोर्ट पर क्लिक कर के उसके फ़िल्टर चुनने की सुविधा देते हैं। स्वचालन प्रयोगकर्ताओं के लिए डाटा इनपुट करना भी आसान बनाता है।

कुछ प्रणालियों में डाटा सालाना इनपुट किया जाना होता है; कुछ में इसे मासिक तौर पर करना होता है; और कुछ अन्य में इसे प्रत्येक प्रमुख एफ़एम भाग के लिए कुछ सालों में एक बार अद्यतित करना होता है। कुछ में आपके डाटा इनपुट करने की आवश्यकता आपकी सहभागिता को सुनिश्चित करने के लिए होता है; अन्य आपसे आपकी इच्छानुसार डाटा इनपुट करने की मांग करते हैं; और कुछ अन्य आपसे डाटा इनपुट करने के अनुसार विभिन्न राशियाँ भी वसूल करते हैं। नीचे दी गए सेक्शन इन विकल्पों के बारे में गहराई से दी गए है ताकि किसी प्रणाली को चुनने से पहले आप उसके प्रकार से अवगत हो सकें।

प्रणालियों में भिन्नता केवल इस आधार पर नहीं होती कि वे डाटा को सालाना या मासिक तौर पर ट्रैक करते हैं, बल्कि इसमें भी होती है कि कब कोई उनमें डाटा इनपुट कर सकता है। कुछ प्रणालियाँ किसी भी समय डाटा इनपुट करने और किसी भी समय उसे बदलने की सुविधा देती हैं; अन्य में साल भर में (अमूमन दो या तीन महीने) एक सीमित विंडो होता है जब आप डाटा इनपुट कर सकते हैं। पहली विधि विभिन्न आर्थिक वर्ष वालों के लिए बेहतर होती है और उनके लिए भी जो साल के दौरान कभी डाटा बदलना चाहें, या जिन्हें साल के दौरान और गहरे से डाटा इनपुट करने की आवश्यकता महसूस हो। दूसरी विधि इसे बेंचमार्किंग कंपनी के लिए सुलभ बनाती है जो डाटा को आधिकारिक करने से पहले उसे मान्यता देती है; पहली विधि का बेंचमार्किंग डाटाबेस गतिशील होता है और समय में एक क्षण उपलब्ध कराता है जो कि हर दिन भिन्न हो सकता है।

सालाना तौर पर डाटा ट्रैक करने वाली प्रणालियों में, कुछ तुलना रिपोर्टों की सुविधा साल-दर-साल देती हैं, ताकि आप समय-समय पर अपनी इमारत के प्रदर्शन को ट्रैक कर सकें।

विभिन्न प्रणालियों में मूल्य निर्धारण भी भिन्न होता है, न केवल इस संबंध में कि उनकी लागत कितनी है, पर लागत के आधार पर भी। दरें सालाना शुल्क, प्रति ली गई रिपोर्ट, प्रति उपयोगकर्ता और/या प्रति इमारत पर आधारित हो सकती हैं। जैसे कि पहले बताया गया, कुछ अपने शुल्क कम कर देंगे, यदि आप उनकी प्रणालियों में डाटा का योगदान करें।

आधार-रेखा यह है कि प्रणालियों में इन सभी भिन्नताओं के साथ, यह महत्त्वपूर्ण है कि आप अपने बेंचमार्किंग लक्ष्यों को स्थापित करने के साथ शुरुआत करें। यह आपको उस प्रणाली तक ले जाएगा जो आपके लिए सबसे बेहतर काम करेगी। तब आप उस मात्रिक को चुन सकते हैं जिसे आप ट्रैक करना चाहते हैं, उन फ़िल्टरों को जो आपके लिए सबसे महत्त्वपूर्ण हैं और उन रिपोर्टों को जिन्हें आपको चलाना है।

बेंचमार्क क्यों और कब करें?

जैसा कि देखा जा सकता है, बहुत सारे संभावित मात्रिक हैं जिन्हें एकत्र कर के इनपुट किया जाना है। किसी भी एक फ़ैसिलिटी भाग के लिए वांछित विवरण का स्तर (जैसे कि रखरखाव, उपयोग, सुरक्षा) आपके बेंचमार्किंग लक्ष्यों के साथ-साथ इस पर भी निर्भर करेगा कि कहीं आप उसी क्षेत्र के अपने समकक्षों से कम प्रदर्शन तो नहीं कर रहे।

यदि आप कम प्रदर्शन कर रहे हैं तो आप अधिक जानकारी लेना चाहेंगे। जैसे कि, यदि आप रखरखाव पर अधिक ख़र्च कर रहे हैं तो आपको यह जान कर अवश्य लाभ होगा कि बचाव के रखरखाव की तुलना में सुधार के रखरखाव पर कितना ख़र्च हो रहा है। यदि वह अन्य लोगों जितना ही है तो आप रखरखाव के कामों को विभाजित करके लाभ उठा सकते हैं। कभी-न-कभी उम्मीद है कि आप जान जाएँगे कि ज़िम्मेदार क्या है।

तो क्या आपको पहले दिन प्रत्येक शिल्प में विभाजित सारे डाटा को लगाना होगा? यदि आपके पास समय है तो यह नुकसान नहीं, बल्कि लाभ ही पहुँचाएगा। लेकिन अगर आपके पास समय नहीं है (और जो कि आजकल अधिकतर फ़ैसिलिटी प्रोफ़ेशनलों के पास नहीं होता) तो आप तब तक इंतज़ार कर सकते हैं जब तक बेंचमार्किंग तुलनाएं यह इंगित न कर दें कि आपको डाटा में और बड़े विभाजन करने की आवश्यकता है।

शोध में यह बात सामने आई है कि जिन फ़ैसिलिटियों को सालाना तौर पर बेंचमार्क किया गया उनमें हर साल सुधार देखने को मिला। ऐसा इसलिए है क्योंकि बेंचमार्किंग एक निरंतर सुधार प्रक्रिया मानी जाती है। जब तक कि किसी के पास सर्वोत्कृष्ट फ़ैसिलिटी न हो सुधर योग्य कुछ न कुछ हमेशा रहेगा; बेंचमार्किंग न केवल उसे पहचान पाएगी बल्कि यह भी बता सकेगी कि कौन-सा सुधार आधार-रेखा को सबसे अधिक प्रभावित करेगा। यदि कोई फ़ैसिलिटी सर्वोत्कृष्ट है तो भी हर साल नई तकनीक ऐसे नए उपकरण लेकर आती है जो कि आपकी फ़ैसिलिटी के अधिक कुशल संचालन में सहायक होंगे। बेंचमार्किंग का पहला साल उन क्षेत्रों की पहचान करेगा जहाँ सर्वाधिक सुधार संभव है (एक बार जब सलाहों को लागू कर दिया गया हो), लेकिन तब भी आपके द्वारा बेंचमार्क किए गए हर साल का महत्त्व होगा।

प्रयोग हेतु कुछ बेंचमार्किंग उपकरण मासिक तौर पर डाटा को इनपुट करने में सक्षम होते हैं। जहाँ यह डाटा एंट्री की अवधि को बढ़ा देता है, वहीं यह तब सहायक भी होता है जब अपने क्षेत्र में अन्य इमारतों से आप तुलना कर रहे होते हैं, जहाँ आप स्थानीय परिस्थितियों का अपनी इमारत के प्रदर्शन पर पड़ने वाले प्रभाव को भी ट्रैक करना चाहते हैं। जैसे कि यदि आपकी इमारत एक ऐसे क्षेत्र में है जहाँ मौसम में अत्यधिक बदलाव होते रहते हैं, तो आप यह ट्रैक करके, कि किसी माह में आपके क्षेत्र में अन्य इमारतों ने कैसा प्रदर्शन किया है, यह देखने में सक्षम होंगे कि क्या किसी महीने में आपकी इमारत में अचानक हुए सुधार आपके द्वारा उसमें किए गए सुधारों के चलते हुए या फिर इसलिए कि वह निश्चित माह अपेक्षाकृत गर्म रहा।

क्या आपको डाटा को एकत्र और इनपुट करने की आवश्यकता है?

चयनित प्रणाली आपकी डाटा एंट्री की आवश्यकताओं को बता देगी। कुछ बेंचमार्किंग उपकरण आपको उनका प्रयोग डाटा इनपुट किए बिना करने का विकल्प देते हैं (अमूमन उन प्रणालियों में, जिनमें यदि आप डाटा इनपुट करने का निश्चय करते हैं, तो आपको उपकरण के लिए कम या बिलकुल नहीं अदा करना होगा)। अन्य उपकरण कम विशेषताएँ उपलब्ध कराएंगे जब तक कि आप उनमें डाटा इनपुट नहीं करते। जबकि अन्यों में आपको डाटा इनपुट करना ही होगा।

अतः, आपकी पहली प्राथमिकता अपने लक्ष्यों के निर्धारण की होनी चाहिए, और फिर उन्हें तय करने दें कि आप किन प्रणालियों का उपयोग करेंगे। आज सभी प्रणालियाँ काफ़ी भिन्न हैं, और संभवतः आपको अपने लिए एक ऐसी प्रणाली मिल जाएगी जो अन्यों से बेहतर होगी। तब आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या उसमें आपके द्वारा डाटा इनपुट किए जाने की आवश्यकता है। सभी बेंचमार्किंग प्रणालियों द्वारा अपने प्रयोगकर्ताओं को महत्त्व देने के लिए डाटा की आवश्यकता होती है; फ़ैसिलिटी प्रोफ़ेशनलों द्वारा उपकरणों का लाभ लेने के लिए उन्हें डाटा इनपुट करने के लिए तैयार रहना चाहिए। किसी भी बेंचमार्किंग प्रणाली में कभी भी पर्याप्त डाटा नहीं हो सकता, इसलिए उन सभी को, जो बेंचमार्किंग करते हैं, जहाँ संभव हो, अपने डाटा बेंचमार्किंग प्रणाली के साथ साझा करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

ऐसे मौके होंगे जब कोई डाटा इनपुट करने में सक्षम नहीं होगा। यदि तब वह आपका निर्धारण कारक बन जाए तो व्यवस्थाओं के आपके विकल्प सीमित होंगे और संभवतः आपको कुछ कार्यात्मकता का त्याग करना पड़े – आप या तो एक ऐसे सिस्टम का प्रयोग करेंगे जिसमें आप द्वारा वांछित सभी गुण या पर्याप्त डाटा (इमारतें) न हों, या हो सकता ही कि आपको ऐसा सिस्टम मिले जिसमें श्रेष्ठ विश्लेषण अभ्यास मौजूद न हों, जो कि आपको अपने निर्माण प्रदर्शन को बेहतर करने के तरीकों को पहचानने हेतु बेंचमार्किंग करने से रोकेंगे।

आईएफ़एमए (IFMA) के श्वेत पत्र से लिया गया।